病気になったり様々な理由で、長期の休みが必要となった場合
会社に届け出をしなければならないことがありますよね。
会社側としても、事務処理を早めに行いたいこともあるので
病院の診断書などは早めに提出を求められることもあります。
そこで気になるのが、病院からもらった診断書について。
封をしてあることが多く、封筒にもしっかりと入っているし
このまま会社に送っても大丈夫なのか？
というところが気になることがありますよね。
病院の診断書は、会社にそのまま送ってもOKなのか…
別の封筒に入れたり添え状は必要なのか？
などなど、気になる点を詳しくご紹介させていただきます！
診断書は封筒ならそのまま郵送できる？
これは結論からお伝えをすると
病院でもらった診断書をそのままの状態で郵送するのは
とても失礼なことになります。
社会人として、マナーが守れていない…
というような見方をされてしまうので要注意です。
そのため、長期にわたり休みを取らなければならず
病院で診断書をもらった場合は
診断書を別の封筒に入れた状態で
なるべく早めに会社に郵送しましょう。
診断書が入ればどんな封筒でも大丈夫ではありますが
茶封筒のようなビジネスシーンでも使用できるものが良いですね。
また、書き方としては、縦書きの場合は送り先の宛名の左下に、
横書きの場合は名前の右下に、診断書在中と記載するのが一般的です！
イメージとしては、履歴書を送付するときの封筒に
履歴書在中と書かれているのと同じようなことです。
中にどんな書類が入っているのか人目みて分かるため
事務処理をする人たちにとっても助かりますよね。
また、たくさんの書類に埋もれてしまうことも防げるので
これはビジネスマナーとしても重要なことです。
病院からもらった診断書は開封してしまうと
なにか改ざんしたのでは？と思われることもあるので
下手に開けずにそのまま他の封筒に入れましょう。
診断書を郵送するときの添え状の例文は？
病院の診断書を送る場合、診断書を送付した旨を
会社の担当部署に事前に伝えておくのが安心です。
そうすることで、状況把握がすぐにできますし
処理の時間も短くできるかもしれません。
休みをとっているときに会社への電話連絡は
あまりしたくないな…と思ってしまいがちですが
これはマナーとして、必ず行ってくださいね。
そして、会社への提出物は基本的には
そのまま提出をするのではなく添え状のような
状況を説明できるようなものを添えるのが一般的です。
だらだらと長く書く必要はもちろんないのですが
端的に分かりやすくまとめて記載をしておくと
丁寧ではないかなと思います。
添え状の例文1
お疲れ様でございます。診断書を送付させていただきます。
この度はお休みを頂戴してしまい申し訳ありません。
〇〇頃には復帰する予定ですので、どうぞ宜しくお願い致します。
添え状の例文2
前略
お世話になっております。
早速ですが、今回の休職に伴う関係書類に下記の書類を送付いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
休職中は多大なご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどお願い申し上げます。
送付書類
・診断書 1通
・〇〇〇 1通
個人的には、病気でやむ負えず休んでいるのにも関わらず
謝らなければならないのはどうなのかな…
と思ってしまう部分もあるのですが…
これはビジネスマナーというか、仕方がないことではありますよね。
仕事に穴をあけてしまったり、誰かに迷惑をかけているのは事実なので
自分も辛くて大変な時期ではあっても、一言謝罪文を入れておくと
丁寧ではないかなと思います。
私自身、前職のときに病気になり１週間休んだことがありますが
そのとき診断書は復帰してからでも大丈夫とのことで、あとから提出をしました。
会社やそのときの状況によって異なるかと思いますので
このあたりの判断は、上司などから指示を仰ぐようにしてくださいね。
まとめ
今回は、病院の診断書を提出する場合についてご紹介をしましたが…
会社に提出する書類は、なにかと緊張しますよね。
ただ、ビジネスマナーを守れていないと恥ずかしいこともあります。
そのため、なにか提出をしなければならない書類があった場合
上司に確認をしたり、ある程度は自分で調べてみるなど
無知な状態でやらないように気を付けて下さいね！
